Hofbräu München

Festzelt-Reservierungssystem für Hofbräu München

Hofbräu München ist eine der großen Biermarken Münchens – und bekannt in der ganzen Welt. Natürlich hat die Traditionsbrauerei auch ein eigenes Zelt auf dem Münchner Oktoberfest. Seit 2023 plant und verwaltet Hofbräu seine Tisch- und Hotelkontingente mit dem Festzelt-Reservierungssystem von coma. Komplett digital – und endlich einfach.

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Durchdachte Software statt Notlösung

Jedes Jahr lockt das Oktoberfest Millionen von Besuchern – unter anderem in das Festzelt von Hofbräu München (HB). Zusätzlich zu den vielen Besuchern gesellen sich viele Kunden, Lieferanten und Partner des Hofbräu-Vertriebs, um gemeinsam zu feiern und Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Bisher lief die Organisation dieser besonderen Hofbräu-Gäste über ein veraltetes, schlecht zu bedienendes System, das die Bedürfnisse des Hofbräu-Teams nicht mal annähernd abdecken konnte.

Unser Kunde, das Staatliche Hofbräuhaus München, hat lange nach einer flexiblen Software für das Reservierungsmanagement und die Kundenverwaltung gesucht. Und zum Glück uns gefunden. Über eine persönliche Empfehlung kamen coma und Hofbräu München in Kontakt – und ins Geschäft.

Nach einem ausführlichen Kennenlernen und vielen Einblicken in das bereits von uns durchdachte und erprobte Festzelt-Reservierungssystem war das Hofbräu-Team überzeugt – und äußerte seine Wünsche für die Individualisierung. Die coma Entwickler legten los, damit Hofbräu München rechtzeitig zum nächsten Oktoberfest mit dem neuen System arbeiten kann.

Unser Vorgehen

Das Festzelt-Reservierungssystem wird bereits von großen Münchner Brauereien wie der Paulaner Brauerei Gruppe und der Spaten-Löwenbräu Gruppe eingesetzt. Zugleich individualisieren wir die Software für jeden einzelnen Kunden. Im Fall von Hobräu München gingen wir folgendermaßen vor.

  • Schritt 1: Anforderungen klären

    Erfüllt unser Festzelt-Reservierungssystem die Anforderungen von Hofbräu München? Das ist die Kernfrage – noch vor dem Projektstart. Klären können wir das, indem wir dem Kunden einen tiefen Einblick in das System gewähren (anhand eines Prototyps) und die Anforderungen im Detail abklären.

  • Schritt 2: Prozesse visualisieren

    Wie sind die aktuellen Prozesse beim Kunden? Wo kann das Festzelt-Reservierungssystem Abläufe beschleunigen oder ersetzen, und welche Prozessschritte müssen angepasst werden?

    Gemeinsam mit dem Kunden spielen wir die Prozesse durch und klären dabei, welche Daten an welcher Stelle entstehen bzw. fließen müssen. Auf dieser Basis entwickelt das coma Team die Datenbank-Logik und die Anpassungsbedarfe.

  • Schritt 3: Individuelles Set-up

    Jetzt wird aus dem Tool von coma das Festzelt-Reservierungssystem von Hofbräu München. Zum initialen und individuellen Set-up der Software gehören:

    • die visuelle Darstellung des Hofbräu-Festzelts,

    • das Einrichten von Nutzerrollen und Rechten,

    • die Definition von Kontingenten und Freigabeprozessen sowie

    • die Einarbeitung des Hofbräu-Teams.

  • Schritt 4: Tool implementieren und optimieren

    Hofbräu München kann das Tool jetzt einsetzen und damit arbeiten. Häufig ergeben sich beim Testen und Benutzen weitere Anforderungen, die unsere coma Entwickler agil umsetzen.

    Die Oktoberfest-Saison 2023 verläuft erfolgreich, Hofbräu ist zufrieden und hat unser Tool bereits weiter empfohlen. Außerdem nutzen wir die Erfahrungen der ersten gemeinsamen Saison für den Ausbau und die Weiterentwicklung des Tools. Immer entlang der Bedürfnisse von Hofbräu München.

Lösungen

Ein System, viele Nutzergruppen

Webbasiert, nutzerfreundlich, responsive, mehrsprachig: All das bringt das Festzelt-Reservierungssystem bereits mit. Für Hofbräu München intensivierten wir darüber hinaus das Rechtemanagement – mit granularen Nutzerrollen und fein definierten Freigabeprozessen.

Schließlich müssen nicht nur die Tischreservierungen für die Hofbräu-Gäste koordiniert, sondern auch Kosten freigegeben, Hotels reserviert und Dokumente erstellt werden.

Tisch- und Hotelreservierung mit wenigen Klicks

Apropos Hotelreservierungen: Die Gäste des Hofbräu-Vertriebs werden in vielen Fällen nicht nur auf Speis und Bier eingeladen, sondern erhalten ein Hotelzimmer in München.

Das bedeutet: Über das System werden sowohl die Tischreservierungen (übersichtlich per visualisiertem Festzelt) als auch auch die Hotelkontingente koordiniert.

Unkomplizierte Kommunikation direkt im System

Das Hofbräu-Team kann einzelne Datensätze (z. B. zu Gästen) kommentieren oder mit Notizen versehen. Statt Mails und Telefonate tauschen sich die User direkt im System aus. Das erhöht die Transparenz und beschleunigt die Freigabeprozesse.

Außerdem entsteht so eine Historie, auf der das Team im nächsten Jahr aufbauen kann.

Automatisiertes Erstellen von Dokumenten, flexibler Datenexport

Mit Hilfe von Vorlagen (natürlich im Hofbräu-Design) kann das Hofbräu-Team diverse Dokumente automatisch generieren und drucken. Dazu gehören unter anderem: 

  • Reservierungsschreiben,

  • Tischkarten und

  • Gästelisten. 

Automatisiert bedeutet: Es entstehen weniger Fehler bei der Verarbeitung von Daten, der Prozess wird beschleunigt, Ressourcen werden gespart.

Die Daten aus dem System können nicht nur für diverse Vorlagen verwendet werden, sondern auch für die Weiterverarbeitung exportiert werden – mit flexiblen Einstellungen für Umfang und Ansicht der Export-Dateien.

Live-Zugriff über mobile Geräte

Vor Ort auf dem Oktoberfest kann das Hofbräu-Team direkt per QR-Code auf Gästelisten und Co. zugreifen. Damit haben alle Mitarbeiter alle Informationen immer dabei, auf dem Smartphone oder Tablet.

Ergebnis

Hofbräu München hat mit dem Festzelt-Reservierungssystem von coma den komplexen Reservierungsprozess für sein Festzelt digitalisiert und optimiert. Statt eines Altsystems nutzt das Traditionsunternehmen jetzt unser flexibles Tool – perfekt adaptiert auf die Prozesse und Anforderungen des Hofbräu-Teams. Vom Prototypen bis zum einsatzbereiten Tool verging nur kurze Zeit, schließlich musste Hofbräu das System nicht selbst von Grund auf entwickeln. Jetzt heißt es: gemeinsam wachsen – und Erfolge feiern.

Ansprechpartner Martin Kirmaier coma AG

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Sprechen Sie mit mir über Ihre Herausforderungen und Ideen – in einem unverbindlichen Erstgespräch. Gemeinsam finden wir Lösungen, die begeistern.

Martin Kirmaier Vorstand der coma AG martin.kirmaier@coma.de

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