coma Kundenprojekt Paulaner Hero Mann mit Bier

Paulaner Brauerei Gruppe

Festzelt-Reservierungssystem für Paulaner und Hacker auf der Wiesn

Das Oktoberfest ist das größte Volksfest der Welt und bietet vertretenen Münchner Brauereien die Möglichkeit zur Pflege ihrer Geschäftsbeziehungen. Die Paulaner Brauerei Gruppe hat sich deshalb das Ziel gesetzt, den Planungsaufwand für Tischreservierungen zu minimieren. Ein neues Festzelt-Reservierungssystem musste her - innovativ und webbasiert! Kein Problem für uns. Damit heißt es jetzt: Pfiat di komplizierte Excel-Listen!

  • Webanwendungen
  • Konzept & Strategie

„Bin super zufrieden. Das neue Festzelt-Reservierungssystem spart Zeit und die Kollegen haben es gut angenommen. Vier Wochen vor Wiesnbeginn wurde ich zwar nervös, aber am Ende war alles gut.”

Victoria MeßnerVertriebsassistentin, Paulaner Brauerei Gruppe
coma Kundenprojekt Fullimage Ansicht vom Handy mit Reservierungssystem

Herausforderung

Das Oktoberfest ist das größte Volksfest der Welt, auf das jedes Jahr Millionen von Besuchern strömen. Die dort vertretenen Münchner Brauereien nutzen das Fest auch zur Pflege ihrer Geschäftsbeziehungen und laden Kunden wie Lieferanten zum Wiesnbesuch in eines ihrer Zelte ein. So auch bei Paulaner, wo Außendienstmitarbeiter dafür Tische für Kundeneinladungen in den einzelnen Zelten der Brauerei reservieren. Das Tool, das man bislang dafür verwendete, war mittlerweile in die Jahre gekommen und es war nicht webbasiert. Gerade die Webfähigkeit würde aber entscheidende Vorteile mit deutlichen Zeit- und Ressourceneinsparungen bringen. Denn die betroffenen Vertriebsmitarbeiter können dann ihre Reservierungsdaten einfach von unterwegs ins System eintragen und das umständliche Hantieren mit Excel-Listen würde weitgehend entfallen. Da erfuhr Paulaner von dem innovativen Reservierungstool, das wir vor wenigen Jahren für die Spaten-Löwenbräu-Gruppe entwickelt hatten und das dort seitdem erfolgreich eingesetzt wird. Genau so etwas wollte man bei Paulaner auch haben.

Unser Vorgehen

Unser bereits bestehendes Festzelt-Reservierungssystem war die ideale Basis für eine funktionierende Lösung. Paulaner hatte natürlich noch eigene Anforderungen und Spezifikationen an das Reservierungstool. Deshalb fand zum Projektauftakt ein Workshop mit dem Kunden statt, um die nötigen Anpassungen und Erweiterungen zu definieren.

Agiler Prozess

Das Ergebnis waren über 200 einzelne Aufgaben bzw. Tickets, die auf 4 Meilensteine aufgeteilt wurden. Auch Paulaner hatte Zugriff auf unser Ticketsystem (Wrike) und konnte dort Kommentare, Feature-Requests oder auch Bug-Tickets einstellen. Die agile Vorgehensweise mit wöchentlichen Reviews und Priorisierungen der noch offenen Tickets sowie regelmäßigen Abstimmungen der Projekt-Sprints garantierte, dass der Kunde optimal in den Fortgang des Projekts einbezogen wurde und immer auf dem aktuellen Stand war. Das fertige Ergebnis jedes Meilensteins wurde zunächst auf einem Staging-System für die Freigabe durch den Kunden platziert. Anschließend erfolgte das Deployment auf das Live-System.

Neue Features

Zahlreiche neue oder überarbeitete Features sorgen für noch mehr Komfort und nützliche Funktionen bei den Reservierungen. Hier nur die wichtigsten:

  • Mandantenfähigkeit: Das komplette System ist jetzt mandantenfähig. Die einzelnen Funktionen lassen sich modular auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden anpassen.

  • Mehrsprachigkeit: DE, EN, IT, FR.

  • Kontingentierung: Berechtigte Nutzer erhalten feste Kontingente, die aber intern getauscht werden können.

  • Freigabemechanismus: Einladungen/Reservierungen müssen (teilweise) von Vorgesetzten freigegeben werden.

  • Erweiterung der Hotelverwaltung: U. a. sind jetzt Zimmer- und Frühstückspreise bei den Hotelzimmern hinterlegt.

  • Plausibilitätsprüfung: Die einzelnen Reservierungen werden auf Vollständigkeit geprüft.

  • Datenexport: Viele zusätzliche Exportfunktionen für Zeltbelegung, Auslastung, Hotelbelegung etc.

Ergebnis

Das Festzelt-Reservierungssystem von Paulaner wurde rechtzeitig vor Beginn des Oktoberfests 2018 fertiggestellt. Seitdem planen und buchen die Mitarbeiter der Münchner Traditionsbrauerei ihre Tischreservierungen für die Wiesnzelte bequem mit dem neuen Tool, das für Übersichtlichkeit und Transparenz sorgt. Besonders nützlich ist die mobile Ansicht des Systems während der Wiesn. Die betroffenen Mitarbeiter sind oft im Dauereinsatz mit zahlreichen Terminen in unterschiedlichen Zelten. Jetzt genügt ein Blick aufs Smartphone und man weiß sofort, wann und wo welcher Kunde erwartet wird.

Paulaner war rundum zufrieden mit dem Ergebnis und der guten Zusammenarbeit. Die nächsten Features und Erweiterungen sind bereits in Planung. Weil’s so gut lief, wurden wir auch gleich zu frischem Oktoberfestbier und leckeren Hendln auf die Wiesn eingeladen. Inklusive Tischreservierung natürlich!

Kundenprojekt Paulaner coma Team auf dem Oktoberfest
Ansprechpartner Martin Kirmaier coma AG

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Martin Kirmaier Vorstand der coma AG martin.kirmaier@coma.de

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