Digitale
Veranstaltungen

Die Alternative zu Messen, Konferenzen und persönlichen Treffen

Die aktuellen Kontaktbeschränkungen stellen Veranstalter von Messen, Konferenzen, Seminaren, Workshops und anderen Business-Treffen mit persönlichem Kontakt, aber auch deren Teilnehmer vor ein massives Problem: Die gewohnten Plattformen und Formate, über die Informationen ausgetauscht, Kontakte geknüpft und Leads generiert wurden, fallen angesichts von Corona komplett aus.

Jetzt gilt es möglichst schnell alternative Lösungen zu finden!

Wie lassen sich Veranstaltungen mit physischer Präsenz in andere Formate transformieren? Gibt uns die Digitalisierung geeignete Werkzeuge an die Hand, um aus guten analogen Events auch gute digitale Events zu machen?

Die Antwort ist eindeutig:

JA!

Werden die passenden Tools richtig kombiniert, bietet das Web die ideale Plattform, um digitale Events effektiv und erfolgreich umzusetzen. Dabei sollte man virtuelle Events nicht nur als reine Ersatzveranstaltung für physische Events ansehen. Sie bieten vielmehr die innovative Chance, Veranstaltungen komplett orts- und zum Teil auch zeitunabhängig durchzuführen.

Vorteile digitaler Veranstal­tungen

Die Zwangslage in den Zeiten von Corona führt zu einem Boom bei virtuellen Events. Doch es gibt noch viel mehr gute Gründe für digitale Veranstaltungen. Wer das verstanden hat und die Vorteile zu nutzen weiß, wird auch in der Zeit nach Corona viele seiner Events weiterhin digital veranstalten.

  • Einsparung von Kosten & Ressourcen (keine Hotel- & Reisekosten, keine Reisezeiten)
  • Beliebige Skalierbarkeit: von einem Teilnehmer bis Tausende
  • Effizientere Abläufe: der nächste Vortrag/Messestand ist nicht mehr 1.000 Schritte, sondern nur noch 1 Klick entfernt
  • Aktiver Klimaschutz: Webpresence-Meetings schonen die Umwelt (weniger Reisetätigkeit, papierlose Papers etc.)
  • Wertvoller Content: aufgezeichnetes Material kann auf den eigenen digitalen Kanäle weitergenutzt werden.


Arten von digitalen Veranstal­tungen

Welche Arten von virtuellen Events möglich sind und wie diese gestaltet werden, hängt wesentlich vom Veranstaltungsziel, der Teilnehmerzahl, dem Budget und natürlich auch der eigenen Kreativität ab. Nachfolgend stellen wir einige Beispiele vor. Die Grenzen zwischen den einzelnen Arten sind – wie auch in der analogen Welt – oftmals fliesend. Vielleicht finden Sie hier die digitale Veranstaltungsform, die perfekt zu Ihrem Event passt.


Digitale Alternative 1 – Videopräsentationen

Geeignet für:

Onlinemeetings, Produktschulungen, Verkaufsgespräche


Hier wird das „klassische“ Meeting in den virtuellen Raum verlegt. Damit Ihre Sales-Veranstaltung, Ihre Pitch- oder Produkt-Präsentation auch digital funktionieren, müssen Sie die besonderen Rahmenbedingungen digitaler Events berücksichtigen. Also nicht einfach eins zu eins von analog auf digital ummünzen, sondern an das spezielle Format der Videopräsentation anpassen.

Wir haben Erfahrung mit unterschiedlichen Tools für Videopräsentationen. Die unserer Meinung nach Besten (Handling, Leistungsumfang, Kosten etc.) haben wir hier aufgelistet. Sie eignen sich für die meisten Anwendungsfälle.


Mögliche Tools:

  • Google Meet: das neue Google Hangout
  • Slack: hervorragendes Tool zur unternehmensinternen Kommunikation
  • Microsoft Teams: gute Alternative zu Slack
  • Jitsi Meet: Open-Source-Lösung, wird auf dem eigenen Server gehostet

Unsere Empfehlung: Jitsi Meet

Das kostenlose Open-Source-Tool (Quellcode ist frei zugänglich, wodurch das Tool beliebig erweitert werden kann) wird auf dem eigenen Server mit einer eigenen URL betrieben. Über die Jitsi-Meet-Instant können beliebig Meetings erstellt werden. Um Teilnehmer einzuladen, werden einfach deren individuelle URLs weitergegeben. Die Teilnehmer benötigen weder eine Anmeldung noch einen Account. Sie müssen auch keine zusätzliche Software installieren. Der Klick auf den Link des virtuellen Meetings reicht. Und schon ist man drin.

Gerade für Unternehmen mit ausgeprägtem Autonomiebedürfnis und hohen Sicherheitsanforderungen ist Jitsi Meet die perfekte Lösung, weil das Tool komplett auf dem eigenen Server gehostet wird und die Daten nicht über einen externen Server laufen.

Martin Kirmaier | Vorstand coma AG

„Seit wir komplett in Homeoffice arbeiten, finden unsere täglichen Abteilungs-Standups virtuell statt. Wir haben anfangs unterschiedliche Tools dafür ausprobiert und uns letztlich für Jitsi entschieden, weil es für unsere Bedürfnisse ausgesprochen gut funktioniert!“

Digitale Alternative 2 – Webinare

Geeignet für:

Online-Seminare, Teamschulungen

Das Diagramm von Google Trends zeigt es unmissverständlich. Seit Beginn der Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen hat sich die Anzahl der Suchanfragen rund um das Thema Webinare vervierfacht. Die Menschen suchen händeringend nach digitalen Alternativen für ihre analogen Seminare und Schulungen, die dem Corona-Virus zum Opfer gefallen sind.

Webinare sind hier die Lösung. Sie dauern meist 45 bis 90 Minuten. In der Regel besteht ein Webinar aus einem oder mehreren Vorträgen, aber auch Live-Interaktionen wie Umfragen sind möglich. Die Moderation übernehmen die Referenten. Interaktion ist ein wesentlicher Aspekt eines Webinars. Die Teilnehmer hören nicht nur passiv zu, sondern können auch aktiv mitwirken und sich praktisch beteiligen. So können sie etwa per integriertem Chat Fragen stellen, auf die der Referent dann live während des Webinars eingeht.

Je nach verwendetem Tool können Webinare auch aufgezeichnet werden, damit man sich die Veranstaltung später nochmals ansehen kann. Bzw. damit Personen, die das Webinar verpasst haben, das Event nachholen können.

Es gibt eine Vielzahl an Webinar-Tools – in verschiedensten Preisklassen und mit ganz unterschiedlicher Ausrichtung und Ausstattung. Hier eine kleine Auswahl.

Mögliche Tools:

  • ClickMeeting: sehr simple Bedienung, mit guten Marketingfunktionen wie Anmeldung und Info-Mails
  • GoToWebinar: ein robustes System, das sich bereits lange auf dem Markt bewährt hat
  • Zoom: die preisgünstige Lösung
  • EduDip: für alle, die einen guten Anbieter suchen, der die Daten auf Servern in Deutschland hostet

Unsere Empfehlung: ClickMeeting

ClickMeeting ist eine webbasierte Audio- und Video-Webinar-Lösung für Unternehmen jeder Größe. Damit kann man sehr einfach auch kostenpflichtige Webinare anbieten. Zum Leistungsumfang gehören die individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche, On-Demand-Webinare, ein Warteraum sowie Präsentationen und Whiteboards. Dank aussagekräftiger Statistiken lassen sich nachfolgende Webinare weiter optimieren.

Besonders gut gefällt uns die intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche. Aber auch die anpassbare Webinar-Raumgestaltung und die komfortable Erstellung von Registrierungsformularen haben uns überzeugt.

Digitale Alternative 3 – Online-Messen & -Konferenzen

Geeignet für:

Virtuelle Messen und Konferenzen

Die größten Herausforderungen für digitale Veranstaltungen ergeben sich, wenn man ganze Messen oder große Konferenzen in den virtuellen Raum verlegen möchte. Die Komplexität solcher Events stellt höchste Ansprüche an den Funktions- und Leistungsumfang des eingesetzten Systems.

Digitale Messestände werden benötigt, aber auch Treffpunkte für informelle Eins-zu-eins-Chats. In verschiedenen virtuellen Räumen sollen mehrere Live-Vorträge zeitgleich stattfinden können. Und last but not least: die extrem hohe Teilnehmerzahl. Die unglaubliche Datenmenge, mit der das System klarkommen muss, erfordert höchste Stabilität.

Im Grunde benötigt man ein System aus ganz unterschiedlichen Tools. So kann man für eine virtuelle Messe mehrere Tools aus dem Webinar- und Videopräsentationsbereich mit Chat-Tools und Landingpages kombinieren. Es gibt aber auch große Komplettsysteme, die all diese Funktionen in einem Tool vereinen.

Mögliche Tools:

  • Ubivent (von meetyoo): digitale Events für bis zu mehreren Zehntausend Teilnehmern, individuell anpassbares Design, mit Auditorium, Messehalle (Stände) und Loungebereich
  • WorkCast: bewährtes, cloud-basiertes System, bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Interaktionsformen

Tipps für Ihre digitale Veranstaltung

1. Richtiges Marketing und Bewerbung

Der Aufwand, den Sie für Ihr virtuelles Event betreiben, soll sich auszahlen. Am besten mit möglichst vielen Teilnehmern und Besuchern. Damit diese den Weg bzw. den Link zu Ihrer digitalen Veranstaltung finden, braucht es gutes Marketing. Nur mit gezielter, effektiver Werbung erreichen Sie möglichst viele potenzielle Interessenten. Das gilt für Veranstaltungen mit physischer Präsenz und genauso für virtuelle Veranstaltungen.

TIPP:

Recherchieren Sie die Besucher von abgesagten Veranstaltungen. Auf Event- und entsprechenden Gruppen-Websites finden Sie die Personen, die eine bestimmte Veranstaltung vermutlich besucht hätten. Und kontaktieren Sie diese über LinkedIn oder XING.

Plattformen für Werbung:

Eventwebsite

Eine Eventwebsite ist das wichtigste Marketing-Instrument, um potenzielle Teilnehmer zu interessieren und sie dazu zu bewegen, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden. Hier können Sie alle Details zu Ihrer digitalen Veranstaltung präsentieren, den Veranstaltungsablauf und die Redner vorstellen, FAQs anbieten, aber natürlich auch die Registrierungsmöglichkeit hinweisen.

Eventregistrierung

Mitentscheidend für den kommerziellen Erfolg Ihrer digitalen Veranstaltung ist die Registrierung. Hier werden Leads generiert. Über ein gutes Registrierungstool können sich Ihre Teilnehmer nicht nur für Ihr Event anmelden, sie können zusätzlich persönliche Daten sowie Präferenzen übermitteln. Und bei kostenpflichtigen Veranstaltungen können sie natürlich auch die Zahlung ausführen.

Ihre Registrierungsdaten sind ein wertvoller Schatz. Nutzen Sie diese bei der Planung und Bewerbung zukünftiger Veranstaltungen.


2. Richtige Technik

Damit Ihre digitale Veranstaltung bei den Teilnehmern zum vollen Erfolg wird, kommt es nicht nur auf spannende Themen und packende Vorträge an, sondern auch auf die richtige, gut funktionierende Technik.

Ihre Referenten benötigen:

Veranstaltungstechnik:


3. Teilnehmer interaktiv einbinden

Nichts ist für Ihre Teilnehmer ermüdender, als sich zu langweilen. Und diese Gefahr ist bei virtuellen Veranstaltungen besonders groß. Halten Sie also keine Monologe, sondern versuchen Sie die Teilnehmer aktiv einzubeziehen und zu beschäftigen.

Die Möglichkeiten für Interaktionen mit und unter den Teilnehmern sind vielfältig:


4. Richtige Nachbereitung

Nach dem Event ist vor dem Event. Oder: wenn die Kamera aus ist, ist noch längst nicht Schluss. Damit Ihre digitale Veranstaltung eine rundum gelungene Sache ist, sollten Sie sie professionell nachbereiten. Denn Sie wollen doch, dass möglichst viele Teilnehmer auch bei Ihrem nächsten digitalen Event wiederkommen.


5. Richtige Inhalte

„Content is king!“ In einer virtuellen Umgebung entscheidet der Inhalt in besonderem Maße über den Erfolg Ihrer Veranstaltung und garantiert, dass die Teilnehmer auch gerne wieder teilnehmen.

Fazit

Man kann über die Corona-Pandemie und die abgesagten Veranstaltungen jammern und klagen und den Kopf in den Sand stecken. Helfen wird das aber letztlich nicht. Oder man ergreift die Chancen und Möglichkeiten, die digitale Veranstaltungen bieten. Erst mal klein anfangen, erste Erfahrungen sammeln und dann sukzessive optimieren und ausbauen.

Tipp

Aufgrund der aktuellen Situation rund um Corona bieten mehrere Anbieter, darunter Microsoft, Google, Slack, Zoom oder auch Cisco, ihrer Chat-, Videokonferenz- und anderen Kollaborationsdienste *kostenlos* an.

Martin Kirmaier | Vorstand der coma AG

Eine Gesamtlösung für mittelständische Unternehmen

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Martin Kirmaier
martin.kirmaier@coma.de
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